ФАКС
Думата факс е съкращение от факсимиле (на латински fac simile, означаващо направя подобно). Факс апарата е електронно устройство, използвано за създаване на факсимиле на документ, което може да бъде изпратено по телефонната линия.
Хардуерното устройство обикновено се състои от сканиращо устройство, модем и принтер. Информацията от хартиения носител, чрез оптична система се преобразува в електрически сигнал, модемът го изпраща по телефонната линия, и принтера, който го получава отпечатва документа обратно върху хартиен носител.
Факсовите апарти работят аналогично на модемите и използват телефонните линии за да изпращат данни.
За да изпратите документ по факса първо трябва да поставите документа в апарата. Той го сканира, след което чака да наберете телефонния номер на получателя. Ако имате интелигентен факс апарат, то той може да запомни определен брой телефони. След като наберете номера се чува известно "стържене", докато двата факсапарата установят връзка. И така след няколко секунди точното копие на страниците, които сте изпратили, се появява на факс апарата на който сте се обадили. Когато завърши предаването на копието факс апарата ви показва дали предаването е било добро или лошо. Можете да изпращате по факса всичко, което сте създали на компютъра си.
От доста време модемите и факс апаратите се комбинират. Изпращането на факс обаче е различно от модемните комуникации. Когато се обаждате с модема си, за да изпратите файл, модема разбива файла на пакети от битове (байтове), представяйки действителните символи, независимо дали файла е текстов или изображение, след което те се преобразува в аналогови сигнали. Когато изпращате документ по факса, то той копира или сканира оригиналния документ и изпращате цялостна визуална картина към приемащия факс апарат. Независимо дали документа е текст или снимка, то той се третира като изображение. Факс апарата сканира изображението и го разбива на точки, след което преобразува точките в аналогови сигнали, като факс апарата от другата страна на линията осъществява обратния процес. Този процес на преобразуване се нарича растеризиране – изображението е преобразувано във форма, която компютъра може да предава по телефонните линии на друг факс или факсмодем. Монитора на компютъра използва същия процес с видеокарта, която възпроизвежда сканираните редове на вашия екран.
Факс апарата включва: телефонен апарат, факсмодем, скенер и печатащо устройство
В зависимост от устройството на печатащия механизъм факс апаратите могат да се разглеждат като :
1. Термичен - евтин консуматив, сравнително евтин апарат, копието избледнява след няколко месеца престой.
2. Мастиленоструен - Евтин апарат, скъп консуматив. Копието се размазва.
3. Лазерен - скъп апарат, евтин консуматив. Копието е най-качествено и дълготрайно.
мастилено-струйни факс апарати
Те предоставят възможност за печат върху обикновена хартия и спестяват значително време и средства на потребителите. Характеризират се с бързодействие, безшумна работа и осигуряват превъзходно качество на изображението.
лазерни факс апарати
Използват се за офисите с по-голям обем на факс кореспонденция. Лазерните факс апарати се характеризират с висока скорост на предаване и приемане, високо качество на печат, безшумна работа и ниска себестойност на отпечатаните копия .
Стандартният факс срещу eFax
Изпращане
Да вземем следния сценарий: Трябва спешно да изпратим важен проекто-договор на наш партньор по факса.
Стандартния факс: Отваряме текстообработващата си програма и разпечатваме на принтера договора, който ни е необходим. Бързичко отиваме до факса, изчакваме си реда (колегата също трябва да пуска факс). Поставяме договора на факса, набираме номера и след някой и друг опит успяваме да го пратим успешно. Изчакваме да излезе потвърждението, че факса е минал OK и щастливи продължаваме работата си.
eFax: Отваряме текстообработващата си програма и разпечатваме факса директно към eFAX системата, като задаваме телефонният номер на който факсът да бъде изпратен, както и e-mail, на който да получим резултата.
Получаване
Да вземем следния сценарий: Трябва спешно да получим важен проекто-договор от наш партньор по факса, да го преправим и върнем обратно. Но не сме си в офиса...
Стандартния факс: Секретарката получава факс, адресиран до нас. Тя вижда, че е спешно и ни звъни по мобилния. Какво да прави? Идеи?!
eFax: Факсът за нас се получава директно на електронната ни поща - можем да го прочетем, поправим и изпратим от където и да е, стига да разполагаме с интернет връзка.
eFax - основни характеристики
- Независима система за разпращане и получаване на факс съобщения;
- Поддръжка на 8 едновременни факс линии на телефонни номера от номерационния Ви план;
- Изпращане на факс от всяка точка на планетата с връзка към интернет
- Изпращане на факс с директен печат от произволна компютърна програма
- Изпращане на факс чрез електронна поща с прикачен файл и телефонен номер (до който да се изпрати факса) в полето Subject
- Получаване на факс директно на WEB интерфейса на HybSys централата;
- Получаване на факс директно на електронната поща като прикачен файл (PDF);
- Разпращане на факс до списък с получатели;
- Автоматично Изпращане на факс в указано от изпращача време (дата и час на изпращане);
- Следене статуса на факсовете от WEB интерфейса на HybSys централата или чрез електронната поща;
- Много други (по-екзотични) възможности.
Мултифункционалните устройства - копирна машина, принтер, скенер и факс, уверено превземат офисите
Стремежът към по-рационално използване на все по-намаляващото офисно пространство води до предлагането на удобни печатащи устройства, съчетаващи много функционалности в едно. Не на последно място тази офис техника успяват да дадат нужното ниво на енергоспетяване и да улеснят техническата поддръжка.
МФУ (мултифункционални устройства) обединяват принтерната функционалност с други полезни възможности като сканиране, копиране и/или факс. Според пазарните наблюдатели и по света, и у нас, този тип машини стават все по-предпочитан избор за редица клиенти - особено за бизнес потребителите с малки и домашни офиси.Това е така, защото те дават някои ценни предимства: възможност за спестяване на все по-ценното офисно пространство, значителни улеснения при инсталацията, както и немалки спестявания - една „мултифункционалка" със сигурност струва по-малко от 4 отделни устройства.
Факсовете и модемите използват напълно различни протоколи и поради това вашият факсмодем не може да изпрати факс на обикновен модем.
- Какво представлява факсмодема ?
При наличие на компютър, скенер и печатащо устройство, се закупува факсмодем, който се включва към компютъра.
Факсмодема прилича на обикновените модеми – вътрешни или външни, но факсмодема, не само че изпълнява обичайните модемни функции, но може още да действа и като факс апарат. Факсмодема ви дава възможност да изпращате текст и графика на друг факс апарат или друг компютър, който има факсови способности. Факсовата част на модема работи малко по различно. Тя използва различна платка за тази цел и изисква специална софтуерна програма, която указва на компютъра как да използва факсмодема. Може да укажете на софтуера за факсове да изпрати даден документ на няколко получателя в уречен час – напр. след 21.00, когато телефонните такси са по-ниски. Когато настъпи това време, вашият модем набира тези номера и изпраща документа. За да може това нещо да се осъществи трябва да оставите модема си включен (не е възможно да изпратите факс на някого когато неговия факс апарат е изключен - недостатък който се избягва с електронната поща).
Факсмодема от друга страна работи малко по-различно от обикновен факс апарат. Понеже той няма сканиращо устройство, той интерпретира двоичните данни на компютъра и ги преобразува в съответстващо копие от данни, точно както при сканиране. Факсмодема разбива оригиналния образ на части, тези “части ” са битове, които се изпращат аналогово до приемащата страна.Няма да може да изпратите изображение от хартиен носител чрез факсмодем, ако нямате скенер, но може да изпратите всеки документ, създаден на компютъра. Разликата е, че не изпращате файла на документа, а неговото изображение.
Предимството на факсмодема е, че ако искате да изпратите документ, не е необходимо да го разпечатвате и след това да го изпращате по факса, а може чисто електронно да го изпратите от своя компютър, а освен това и качеството е значително по-добро. Използването на факсмодема спестява време и пари. Когато получите документ, може да го видите и да прецените дали си струва да го разпечатвате. От друга страна повечето факс апарати работят със специална хартия, която е по-скъпа, а в случая можете да използвате хартията на своя принтер.
Факсмодемите могат да се разделят на два класа :
- Клас 1 – дефинира клас модемите, които не могат да определят кога едно постъпващо обаждане е за вашия модем или факсова информация. Обажданията към факс апарата и обажданията към модема са два различни типа данни. Трябва да настроите своя модем, така че да знае какъв тип обаждане да очаква. Използват се подобни команди за управление както командите Hayes AT Command Set, за да се контролира начина на работа на модема.
- Клас 2 – могат да откриват какъв е видът на обаждането независимо от формата на обаждането. Факсът клас 2 разделя работата между модема и софтуера. Софтуера поема набирането и “бърборенето” с другия факс апарат, а модема управлява времетраенето и протокола.
Не може да използвате факсмодем без софтуер за тези цели. Повечето програми за изпращане на факсове поддържат някои базови функции като изпращане и получаване на факсове, дори когато сте по средата на работата с друга програма (казва се че факсовия софтуер ви дава възможност да работите във фонов режим). TSR (Terminate and-stay-rezident – завърши и остани резидентен) програмата е такава програма, която остава в готовност в паметта на компютъра, но чака встрани, докато настъпи необходимия момент. При пристигане на обаждане от факс, то модемът и софтуера ще му отговорят и ще го запишат като файл. Това дават възможност да се види факса преди печат, възможност за определяне точното време и дата на факса, както и водене на книга с често ползваните факсови номера. При Windows може да минимизирате вашата факсова програма в икона.
С помоща на програми от типа OCR е възможно да се преобразува графичното изображение на факса във файл.
Факсовия софтуер изисква идентификационен номер (ID), който определя вас и вашия модем. Заглавната страница ще дава информация за вас и факсмодема ви, когато изпращате факсове на други.
Предимства и недостатъци при работа с факсмодеми
- предимства :
- изпращането на факс е бърза процедура
- процесът на изпращане е лесен
- намалява количеството на използваната хартия
- може да се проследи обмена факсове – софтуера прави копия на изпратените и получените факсове, както и данни за тях
- ако притежавате факсмодем не е необходимо да си купувате факс апарат
- може да си спестите скъпата факс хартия
- недостатъци :
- не може да изпратите копие на нещо, ако нямате скенер
- трябва да познавате факсовия си софтуер
- модема и компютъра ви трябва да са през цялото време включени, ако желаете някой да ви изпрати факс
- факсовете се записват и заемат място на твърдия диск
- разпечатването отнема допълнително време